Zmiany księgowo-kadrowe w 2023 roku – co przyniesie nam Nowy Rok?

Nowy rok 2023 będzie w wielu kwestiach rokiem wielu zmian. Część tych zmian wynika bezpośrednio z wprowadzenia Polskiego Ładu. Warto wiedzieć już teraz co przyniesie nam nowy rok i z jakimi obowiązkami czy też przywilejami będzie to związane. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z tym, czy Twoja firma korzysta z prawidłowych formularzy, stosuje odpowiednie przepisy prawa pracy, prawidłowo się rozlicza – skontaktuj się z nami. Jesteśmy otwarci na współpracę z kolejnymi firmami z Zielonej Góry i okolic, jak również z najodleglejszych zakątków Polski. Oferujemy obsługę kadrowo-płacową oraz księgową firmom niezależnie od branży czy rozmiaru. Zapraszamy do współpracy! A teraz przedstawiamy najważniejsze zmiany księgowo-kadrowe w 2023 roku.

Płaca minimalna 2023 – wzrost najniższej krajowej

2023 rok przyniesie między innymi wzrost płacy minimalnej. Dla przypomnienia, w 2022 roku minimalne wynagrodzenie wynosiło 3.010 zł brutto (stawka godzinowa na umowach cywilnoprawnych 19,70). Od 1 stycznia 2023 płaca minimalna zmienia się i będzie wynosić 3490 zł brutto. W lipcu 2023 ponownie wzrośnie do 3600 zł. Zmianie ulegnie także minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych. Od stycznia 2023 będzie wynosiła 22,80, a w lipcu 2023 wzrośnie do 23,50 zł za godzinę. Niestety, wzrost płacy minimalnej, to również wzrost innych świadczeń, których bazą jest wynagrodzenie minimalne. Dotyczy to między innymi wysokości dodatku za pracę w nocy.

Rozliczanie wynagrodzeń po nowemu – co przyniesie rok 2023

W 2023 roku zmienią się między innymi oświadczenia oraz wnioski, które podatnicy składają płatnikom. Dokumenty te bezpośrednio wpływają na rozliczanie zaliczek na podatek oraz wynagrodzenia, które trafia bezpośrednio do pracownika. Począwszy od stycznia 2023, podatnicy będą mogli złożyć oświadczenie o stosowaniu kwoty zmniejszającej podatek u aż trzech płatników. Od stycznia będzie także obowiązywał nowy wzór – PIT-2 (9), na którym podatnik może wykazać z jakich ulg i zwolnień chce skorzystać.

Obowiązkowy PUE ZUS

Portal PUE ZUS już od kilku lat umożliwia zarządzanie swoimi usługami przedsiębiorcom i podatnikom. Dotychczas posiadanie profilu na PUE ZUS dotyczyło wyłącznie płatników rozliczających więcej niż 5 osób. Od 2023 każdy płatnik ma obowiązek posiadania takiego profilu. Platforma Usług Elektronicznych nie jest obowiązkowa dla osób prywatnych,. Warto jednak mieć tam konto, by móc w sposób szybki i łatwy kontrolować swoje usługi. Płatnicy, którzy do 30 grudnia 2022 nie założyli obowiązkowego konta, otrzymają profil założony im przez ZUS.

Zmiany w Kodeksie Pracy – zmiany księgowo-kadrowe w 2023 roku

W 2023 wejdą w życie również zmiany w Kodeksie Pracy. Zmiany te wynikają z prawa unijnego oraz z koniecznych implementacji do polskiego porządku prawnego dyrektyw unijnych. Wdrożone zmiany będą dotyczyły pracy zdalnej, testowania pracowników na obecność alkoholu i środków odurzających. Te zmiany najprawdopodobniej wejdą w życie dopiero w drugiej połowie 2023 roku. Najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy dotyczą:

• zmian w umowach na okres próbny – pracodawca będzie mógł sam zdecydować o długości okresu próbnego, który może wynieść 1 miesiąc, 2 miesiące lub 3 miesiące. Jednomiesięczny okres próbny będzie można zawrzeć z pracownikiem, gdy pracodawca będzie miał zamiar zatrudnić go na czas określony krótszy niż 6 miesięcy. Dwumiesięczny okres wypowiedzenia pracodawca zawrze z pracownikiem, którego zatrudni na co najmniej 6 miesięcy, ale nie dłużej niż 12 miesięcy. W sytuacji gdy pracodawca planuje zatrudnić pracownika na okres przynajmniej 12 miesięcy, może zaproponować mu okres próbny o długości 3 miesięcy. Oczywiście wszystko dotyczy stosunku pracy na podstawie umowy o pracę.
• zmiany w umowach na czas określony – jeżeli pracodawca będzie chciał rozwiązać umowę na czas określony przed czasem, będzie musiał w wypowiedzeniu podać konkretne powody takiej decyzji. Musi być to motywowane rzetelnymi, realnymi powodami.
• wniosku o nową umowę – pracownik, który u pracodawcy pozostaje zatrudniony przez co najmniej 6 miesięcy, będzie mógł wnioskować o zmiany w umowie o pracę dotyczące np. zmiany rodzaju pracy lub zmianę na czas nieokreslony. Mozliwe będzie również wnioskowanie o zmianę wymiaru casu pracy. W czas uprawniający do wnioskowania, nie wlicza się okresu próbnego. Prawo do wnioskowania o zmiany w umowie można wykorzystać raz w roku kalendarzowym. Pracodawca każdorazowo będzie musiał ustosunkować się do wniosku pracownika.

Praca zdalna – zmiany w pracy zdalnej w 2023

Okres pandemii i post pandemiczny czas przyniosły w wielu firmach prawdziwy przewrót. Praca zdalna w wielu branżach zdominowała tradycyjną formę pracy w biurze. Od lutego 2023 nastąpi kilka zmian w kwestii pracy zdalnej. Zmiany te wynikać będą z nowelizacją Kodeksu Pracy. Dotyczyć będą one między innymi:

• pracy zdalnej na polecenie pracodawcy – w sytuacji, gdy obowiązywać będzie stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii, jak również w okresie 3 miesięcy po odwołaniu tych sytuacji oraz w sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy z powodu siły wyższej. Pracownik będzie zobligowany do złożenia specjalnego oświadczenia o warunkach lokalowo-technicznych, które umożliwią mu wykonywanie pracy zdalnej. Praca zdalna zlecona przez pracodawcę musi być zlecona minimum 2 dni przed terminem rozpoczęcia jej wykonywania.
• pracy zdalnej na wniosek – pracownik będzie miał prawo złożyć wniosek o pracę zdalną, a pracodawca nie będzie mógł odmówić gdy pracownica jest w ciąży, pracownik wychowuje dziecko do czwartego roku życia, pracownik sprawuje opiekę nad członkiem rodziny, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności.
• pracy zdalnej całkowitej, pracy zdalnej hybrydowej, pracy zdalnej okazjonalnej – pracownik będzie mógł wykonywać swoją pracę zdalnie, całkowicie lub częściowo, w miejscu wskazanym przez pracownika, które zostało ustalone z pracodawcą. Uchylone będą przepisy o tzw. telepracy. Praca zdalna będzie dopuszczalna także okazjonalnie, na wniosek pracownika (w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym)

Dodatkowe wytyczne w kwestii pracy zdalnej od 2023 roku

Ustalone zostaną również obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej. To po stronie pracodawcy będzie leżeć zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych szkoleń, pomocy technicznej, instalacja, serwis i konserwacja narzędzi pracy bądź pokrycie związanych z tym kosztów, pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz do pokrycia wszystkich innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca nabędzie również przywilej kontroli pracy zdalnej – pracodawca będzie mógł kontrolować pracę zdalna, jednak wyłącznie w porozumieniu z pracownikiem. Kontrola pracy zdalnej będzie mogła odbyć się na zasadach, które jasno opisane są w porozumieniu, poleceniu bądź regulaminie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. W żadnym wypadku kontrola nie może naruszać prywatności pracownika. Nie może też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych innym domownikom.

Diety służbowe

Zmianie w 2023 roku ulegną również stawki diet krajowych, związane z wyjazdami służbowymi. Stawka obowiązująca od stycznia to 45 zł za dobę. Wzrośnie także ryczałt za nocleg oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji masowej. Będą one wynosić odpowiednio 57 zł za ryczałt na nocleg oraz 7,60 za ryczałt na dojazdy.

Urlop opiekuńczy

W 2023 roku pojawi się nowy urlop, tzw. urlop opiekuńczy. Wynosi on maksymalnie 5 dni w roku i przysługuje każdemu pracownikowi. Co bardzo ważne, za te dni pracownikowi nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, jest to więc urlop bezpłatny,

Urlop z tytułu siły wyższej

Każdy pracownik może skorzystać z tzw. urlopu z powodu siły wyższej . Wymiar urlopu wynosi 2 dni robocze, czyli 16 godzin w roku kalendarzowym. Pracownik może skorzystać z urlopu w sytuacji pilnych spraw rodzinnych, wypadków, niespodziewanych wydarzeń.

Wydłużony urlop rodzicielski

Również urlop rodzicielski ulegnie nieznacznemu wydłużeniu. Łączny wymiar urlopu wyniesie przy porodzie jednego dziecka 41 tygodni, a w przypadku dwóch lub więcej dzieci 43 tygodni. Urlop rodzicielski przewiduje również prawo do indywidualnego urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców w wymiarze dziewięciu tygodni.

Bardziej elastyczny czas pracy

Znowelizowany Kodeks Pracy zakłada, że pracownicy, którzy wychowują dzieci do ósmego roku życia, mogą ubiegać się o elastyczny czas pracy do pięciu godzin dziennie. Aby uzyskać zgodę na taki czas pracy, pracownik powinien przedłożyć pracodawcy wniosek na co najmniej 14 dni przed planowanym rozpoczęciem okresu, w którym będzie chciał z takiego elastycznego czasu pracy skorzystać. Pracodawca musi udzielić pracownikowi informacji o udzieleniu zgody na taki tryb pracy bądź odmowie. Pracodawca powinien spełnić obowiązek odpowiedzi w ciągu maksymalnie 7 dni od otrzymania wniosku. Pracownik posiadający dziecko w wieku mniejszym niż 8 lat jest chroniony przed zwolnieniem do ukończenia ósmego roku życia przez dziecko.

Wykroczenia pracodawcy – zmiany w 2023 roku

Pracownicy nabędą w 2023 roku nowe uprawnienia, co z kolei wymusza na pracodawcach nowe obowiązki. Dotyczy to przede wszystkim oficjalnych odpowiedzi na wnioski pracowników. Nieudzielenie lub nieudzielenie na czas odpowiedzi na wniosek pracownika może zostać potraktowane jak wykroczenie. Pracodawcy grozi za to grzywna od 1 tysiąca do nawet 30 000 zł.

PPK – zmiany w 2023

Począwszy od 1 stycznia 2023, każdy pracodawca będzie musiał wykonywać regularne auto zapisy pracowników do PPK, niezależnie od tego czy pracownicy dołączyli do PPK. Warto również pamiętać, że w 2023 roku tracą ważność wszystkie złożone wcześniej przez pracowników deklaracje o rezygnacji z PPK. Od kwietnia 2023 pracodawca będzie ponownie odprowadzał wpłaty na PPK na rzecz tych, którzy wcześniej zadeklarowali rezygnację. Nowe deklaracje o rezygnacji będzie można składać od 1 marca 2023 roku. Należy podkreślić, że jeśli pracownik złoży deklaracje za późno, pracodawca będzie musiał potrącić składki na PPK z wynagrodzenia.