Odpowiedzialność biura rachunkowego – kto odpowiada za ewentualne błędy?

Każdy przedsiębiorca wie, że prowadzenie firmy to bardzo odpowiedzialny kawałek chleba. Zarządzanie swoją własną firmą związane jest z licznymi procedurami, które należy spełnić zarówno wobec organów podatkowych, jak i ubezpieczeniowych. Dla początkujących przedsiębiorców może to stanowić wyzwanie. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z usług księgowości online, podczas gdy inni wybierają biuro rachunkowe. Czasami forma opodatkowania działalności wymaga skorzystania z usług profesjonalnych podmiotów do rozliczeń i księgowości. Ważne jest jednak, aby sprawdzić, kto ponosi odpowiedzialność za błędy biura rachunkowego.

Umowa z biurem rachunkowym – co trzeba w niej zawrzeć?

Aby nawiązać współpracę między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, niezbędna jest umowa o świadczenie usług. W umowie określa się wzajemne obowiązki stron, zakres usług świadczonych przez biuro rachunkowe oraz koszty obsługi. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług biur rachunkowych, często mylnie sądzą, że przekazanie spraw księgowości zwalnia ich z jakichkolwiek obowiązków rozliczeniowych dotyczących prowadzonej działalności. To jednak nieprawda.

Umowa o świadczenie usług księgowych to umowa, która wymaga starannego działania obu stron, określająca obowiązki, jakie strony umowy mają podjąć. Należy pamiętać, że nie można zakładać automatycznie praw i obowiązków, które nie zostały wyraźnie wskazane w umowie.

Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby umowa zawierała postanowienia dotyczące udostępniania dokumentów księgowych i informacji związanych z prowadzoną działalnością, zarówno podczas trwania umowy, jak i po jej rozwiązaniu. Przedsiębiorca powinien także zwrócić uwagę, czy biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej oraz czy umowa zawiera informacje umożliwiające dochodzenie odszkodowania, w tym numer polisy ubezpieczeniowej. Umowa może również określać zasady i sposób partycypowania biura w wydatkach związanych z błędami lub nierzetelnym rozliczeniem z organami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Jakie błędy mogą zdarzyć się księgowym?

Błędy w księgach rachunkowych

Mimo że umowa między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym stanowi ważny element zabezpieczający interesy przedsiębiorcy, niestety niedopatrzenia lub błędy w realizacji obowiązków sprawozdawczych mogą prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach, które mają wpływ na zobowiązania przedsiębiorcy wobec organów podatkowych i ubezpieczeniowych, takich jak np. Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Urząd Skarbowy.

Na mocy artykułu 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości z 29.09.1994 r., za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, zaległości podatkowe oraz opłaty ZUS odpowiada osoba pełniąca funkcję kierowniczą w jednostce. W zależności od formy prawnej, w jakiej prowadzona jest działalność, kierownikiem jednostki może być zarząd lub komplementariusze spółki, wspólnicy prowadzący sprawy spółki, likwidator lub syndyk. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie indywidualnej, odpowiedzialność ponosi osoba prowadząca tę działalność. Kierownik jednostki odpowiada za wypełnianie obowiązków związanych z rachunkowością, jakie określa ustawa, nawet jeśli powierzył je innej osobie na podstawie umowy. Można zawrzeć umowę regulującą roszczenie regresowe, które przewiduje finansową odpowiedzialność biura rachunkowego za niewykonanie swoich obowiązków.

Biuro rachunkowe nie jest odpowiedzialne przed organami podatkowymi za zobowiązania podatkowe swoich klientów, ani też nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania z tytułu składek wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku wystąpienia zaległości podatkowych lub składkowych wynikających z nierzetelnego rozliczenia przez biuro rachunkowe, organy uprawnione do tego dochodzą spłaty zaległości bezpośrednio od przedsiębiorcy.

Według wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 4.09.2012 r., III AUa 409/12, odpowiedzialność za wyliczenie składek spoczywa na płatniku, niezależnie od tego, czy korzystał on z pomocy biura rachunkowego czy programu komputerowego. W przypadku błędów w obliczeniach, płatnik jest zobowiązany do zapłaty składek w terminie i prawidłowej wysokości, a ewentualne błędy biura rachunkowego lub programu komputerowego obciążają płatnika.

Zgodnie z artykułem 26 Ordynacji Podatkowej, podatnik jest obowiązany odpowiadać całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej i ponosi karno-skarbową odpowiedzialność za zaległości podatkowe. W wyroku z dnia 16 października 2003 r., (sygn. akt SA/Bd 1730/03) Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że to podatnik ma obowiązek właściwie dokumentować swoją działalność podatkową i ponosi odpowiedzialność za wybór odpowiedniego biura rachunkowego.

Zgodnie z przepisami, to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za zaległości podatkowe wynikające z błędów w rozliczeniu, a nie właściciel biura rachunkowego lub jego pracownicy. Urząd Skarbowy nie ma prawa egzekwować długu od biura rachunkowego, a jedynie od przedsiębiorcy, który jest stroną zobowiązaną do spłaty.

Odpowiedzialność cywilna biura księgowego

Warto przypomnieć, że umowa między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym odgrywa ważną rolę w kwestii odpowiedzialności za błędy i niedopatrzenia popełnione przez pracowników biura. Dokładne uregulowanie zasad odpowiedzialności w umowie może przyspieszyć i ułatwić proces dochodzenia odszkodowania.

Odpowiedzialność odszkodowawcza biura rachunkowego opiera się na przepisach Kodeksu cywilnego, a konkretnie na artykule 471. Zgodnie z nim, biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za wyrządzone szkody wynikłe z nieprawidłowego wykonania powierzonych mu obowiązków. W przypadku gdy występują takie okoliczności, za które biuro rachunkowe nie odpowiada, to dłużnik ma obowiązek naprawienia powstałej szkody z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Warto jednak pamiętać, że profesjonalnie przygotowana umowa między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym może znacznie ułatwić proces dochodzenia odszkodowania.

Aby przedsiębiorca mógł ubiegać się o odszkodowanie od biura rachunkowego, powinien dokładnie określić, jakie zadania zostały mu powierzone przez biuro, udokumentować popełnione błędy oraz udowodnić, że szkoda wynikła z niewykonania lub nienależytego wykonania tych zadań przez biuro rachunkowe.

Zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości, przedsiębiorcy zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg, ewidencji podatkowych i deklaracji podatkowych, są zobowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Umowa ta zabezpiecza biuro rachunkowe przed wyrządzeniem szkód osobom trzecim, ale nie zwalnia właściciela biura rachunkowego z odpowiedzialności. Dzięki umowie ubezpieczenia, przedsiębiorcy mogą jednak łatwiej dochodzić odszkodowania. W przypadku szkód, przedsiębiorca musi określić zakres obowiązków powierzonych biuru rachunkowemu, wykazać popełnione błędy oraz związek przyczynowy między nienależytym wykonaniem zobowiązań a powstałą szkodą. Przedsiębiorca może dochodzić swojego roszczenia bezpośrednio od ubezpieczonego, ubezpieczyciela lub obu podmiotów jednocześnie. W przypadku spełnienia roszczenia przez ubezpieczonego, przedsiębiorca może dochodzić zwrotu świadczenia bezpośrednio od ubezpieczyciela.

Odpowiedzialność karno-skarbowa

Na mocy artykułu 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego, za popełnienie przestępstw lub wykroczeń skarbowych odpowiada jako sprawca również osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej bez osobowości prawnej, na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania. Odpowiedzialność taka dotyczy nie tylko osoby wykonującej sam czyn zabroniony, ale także osoby kierującej wykonaniem takiego czynu przez inną osobę lub wykorzystującej jej uzależnienie, nakazując jej popełnienie tego czynu. Zgodnie z art. 56 § 1 w zw. z art. 9 § 3 KKS, osoba składająca fałszywe lub niekompletne deklaracje lub oświadczenia, lub nie informująca organu podatkowego o zmianie swoich danych, narażając tym samym podatek na uszczuplenie, ponosi odpowiedzialność na równi z osobą sprawiającą bezpośrednio szkodę.

Kodeks karny również odzwierciedla te przepisy. Zgodnie z art. 296, osoba odpowiedzialna za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe to nie tylko sprawca, ale także osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania. Tej samej osoby, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.

Ustawa o rachunkowości również reguluje odpowiedzialność biur rachunkowych. Według artykułu 77 pkt 1 tej ustawy, za nieprzestrzeganie przepisów i przepisów prawa dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych biuro rachunkowe podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do dwóch lat. Jeśli biuro rachunkowe prowadzi działalność bez wymaganych uprawnień lub nie posiada ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, to podlega ono grzywnie lub karze ograniczenia wolności zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości.

W jakim zakresie biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy rachunkowo-księgowe

Zawierając umowę z biurem rachunkowym, przedsiębiorca pozostaje nadal odpowiedzialny za poprawność i rzetelność rozliczeń z organami skarbowymi i składkowymi. Biuro rachunkowe odpowiada jedynie za nienależyte wykonanie umowy, za co przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania. Przesłanki odpowiedzialności karnej i skarbowej będą analizowane osobno dla przedsiębiorcy i księgowego, a poniesiona przez księgowego odpowiedzialność karna nie zwalnia przedsiębiorcy z jego odpowiedzialności. Warto zatem zastanowić się dobrze przed wyborem odpowiedniego biura księgowego. Jeśli szukasz profesjonalistów, którzy zapewnią Ci bezpieczeństwo dokumentacji i procesów księgowych – zapraszamy do współpracy!