Praca zdalna 2023

Od kwietnia 2023, praca zdalna zostanie objęta regulacjami Kodeksu pracy, co wprowadzi nowe wymagania dla pracodawców i pracowników. Pracodawcy będą zobowiązani do wypłacania ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną, a pracownicy będą musieli przyzwyczaić się do zmian, ponieważ wprowadzone zostaną nowe rodzaje pracy zdalnej, takie jak praca zdalna dla rodziców i okazjonalna. Nowe przepisy będą również nakładać na pracodawców nowe obowiązki związane z pracą zdalną. Aby być przygotowanym na te zmiany, warto zapoznać się z wprowadzanymi nowymi przepisami.

Praca zdalna jako pozycja w Kodeksie Pracy

Zgodnie z wprowadzonymi przepisami, począwszy od 7 kwietnia 2023 r., będzie możliwe całkowite lub częściowe wykonywanie pracy zdalnej. Pracownik będzie miał prawo wybrać miejsce wykonywania pracy, ale zawsze po uzgodnieniu z pracodawcą. Przepisy dotyczące pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku, wprowadzają nowe pojęcie pracy zdalnej w Kodeksie Pracy. Wcześniej istniała możliwość wykonywania pracy zdalnie na kilka sposobów: poprzez telepracę, która była uregulowana w Kodeksie pracy, w ramach ustawy covidowej, która umożliwiała pracodawcy wydanie takiego polecenia w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz jako okazjonalna praktyka stosowana przez niektórych pracodawców, choć nieuregulowana. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej regulują wszystkie te kwestie.

Praca zdalna we wskazanym miejscu

Nowe przepisy nie określają konkretnego miejsca, z którego należy wykonywać pracę zdalną. Zgodnie z nimi, pracownik samodzielnie wskazuje miejsce, skąd będzie wykonywał swoje obowiązki, jednak każdorazowo musi uzgodnić to z pracodawcą. Oznacza to, że pracownik nie ma całkowitej swobody w wyborze miejsca pracy zdalnej i musi uzyskać zgodę pracodawcy na swoje propozycje.

Praca zdalna w miejsce telepracy

Wcześniejsze przepisy dotyczące telepracy odnosiły się do korzystania ze środków komunikacji elektronicznej poza biurem. Nowe przepisy wprowadzające pracę zdalną pozwalają na wykonywanie pracy z wykorzystaniem różnych metod bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna – kiedy może być zlecona

Zgodę na pracę zdalną można uzgodnić zarówno w momencie podpisywania umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. W przypadku, gdy umowa o pracę już istnieje, a praca zdalna zostanie uzgodniona w trakcie zatrudnienia, to obie strony umowy mają prawo złożyć wniosek o powrót do poprzednich warunków pracy i zaprzestanie pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca może zlecić pracę zdalną

Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy zlecenie pracy zdalnej w przypadku wystąpienia stanów nadzwyczajnych, takich jak stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii, a także w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Dodatkowo, praca zdalna może zostać zlecona w sytuacji, gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy jest tymczasowo niemożliwe. Przed podjęciem pracy zdalnej, pracownik musi złożyć oświadczenie, że jest w stanie zapewnić odpowiednie warunki techniczne i lokalowe do wykonywania pracy zdalnej, a także że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego przygotowaną przez pracodawcę oraz z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej. Pracownik musi również zobowiązać się do przestrzegania tych zasad.

Pracodawca ma możliwość cofnięcia polecenia pracy zdalnej w dowolnym momencie, ale musi to zrobić z przynajmniej dwudniowym wyprzedzeniem. W przypadku, gdy pracownik zgłasza, że zmieniły się jego warunki lokalowe i techniczne w taki sposób, że uniemożliwiają mu wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca powinien bezzwłocznie cofnąć polecenie. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, to pracownik jest odpowiedzialny za organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem zasad ergonomii. Przed rozpoczęciem pracy zdalnej, pracownik musi złożyć oświadczenie, w którym potwierdza, że miejsce, w którym będzie pracować, spełnia wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązki pracodawcy w kontekście pracy zdalnej

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być dyskryminowany w zakresie warunków zatrudnienia, awansowania czy dostępu do szkoleń zawodowych. Przepisy zakazują także traktowania go gorzej od innych pracowników wykonujących tę samą lub podobną pracę w kwestiach związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy. Ponadto, zakazują jakiejkolwiek formy dyskryminacji pracownika ze względu na wykonywanie pracy zdalnej lub odmowę wykonywania takiej pracy.

Specjalne zasady pracy zdalnej dla rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych

Od 7 kwietnia 2023 roku, pracodawcy zostaną zobowiązani do rozpatrzenia wniosków o pracę zdalną od rodziców spełniających określone kryteria. Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu Pracy, praca zdalna będzie możliwa dla:

• rodziców dzieci do 4. roku życia,
• rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, w tym także pełnoletnich,
• rodziców dzieci, dla których wydano opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w tym także pełnoletnich,
• rodziców dzieci z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, w tym także pełnoletnich.
• Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, pracodawca musi wziąć pod uwagę wniosek o pracę zdalną od pracownicy będącej w ciąży.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną tylko w sytuacji, gdy jest to uzasadnione rodzajem wykonywanej pracy lub organizacją pracy. Pracodawca musi wówczas przekazać pracownikowi informację na piśmie lub w formie elektronicznej, w ciągu 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku o pracę zdalną. Te same zasady dotyczą pracowników, którzy sprawują opiekę nad inną osobą w ramach najbliższej rodziny lub we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającej orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W przypadku pracowników z wymienionych grup złożenie wniosku o pracę zdalną nie może być powodem do wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę.

Praca zdalna na żądanie

Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy wprowadza możliwość odbywania pracy zdalnej na żądanie, nazywanej również pracą zdalną okazjonalną. Pracownik może skorzystać z tego rozwiązania, składając wniosek w formie papierowej lub elektronicznej, na czas nieprzekraczający 24 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Okazjonalna praca zdalna może być korzystna w sytuacjach, gdy pracownik potrzebuje pozostać w domu, np. ze względu na potrzebę opieki nad rodziną. Według Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, wymiar czasowy pracy zdalnej okazjonalnej nie jest uzależniony od wymiaru czasu pracy, co oznacza, że pracownicy zatrudnieni na pełen etat oraz ci zatrudnieni na część etatu, mogą korzystać z 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w ciągu roku.

Od 7 kwietnia 2023 r. nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzają obowiązek pracodawcy do pokrycia niektórych kosztów związanych z pracą zdalną. W szczególności pracodawca musi pokryć:

• niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli pracodawca nie zapewnia pracownikowi takich narzędzi,
• koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Dodatkowo pracodawca może też pokryć inne koszty związane z pracą zdalną, jeśli porozumienie między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, regulamin lub zasady wykonywania pracy zdalnej wskazują na zwrot tych kosztów lub jeśli takie koszty zostały uzgodnione między pracodawcą a pracownikiem.

W przypadku, gdy do pracy zdalnej konieczne są materiały i narzędzia, których pracodawca nie zapewnia, strony mogą ustalić zasady ich wykorzystywania, a pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, którego wysokość jest uzgodniona z pracodawcą.

Kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę pracownika zdalnego w następujących zakresach:

• wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika,
• zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzeganie wymogów dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur dotyczących ochrony danych osobowych.

Przeprowadzenie kontroli pracownika zdalnego jest dozwolone jedynie w godzinach, w których pracownik wykonuje pracę zdalną, w miejscu przeznaczonym do wykonywania tej pracy. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób przebywających w tym miejscu ani uniemożliwiać korzystania z pomieszczeń w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli podczas kontroli zostaną zauważone jakiekolwiek nieprawidłowości, pracodawca może wymagać, aby pracownik dokonał ich naprawy w określonym czasie lub też cofnąć zgodę na pracę zdalną. W takim przypadku pracownik będzie zobowiązany do powrotu do pracy stacjonarnej, zgodnie z wyznaczonym przez pracodawcę terminem.

W jakich sytuacjach praca zdalna jest niemożliwa?

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej określają zakres prac, których nie może ona obejmować. Są to prace, które są:

• szczególnie niebezpieczne;
• wykonywane w pomieszczeniach mieszkalnych, w wyniku których przekraczane są dopuszczalne normy czynników fizycznych;
• związane z czynnikami chemicznymi, które stwarzają zagrożenie, zgodnie z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
• związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych lub innych substancji lub mieszanin, które wydzielają uciążliwe zapachy;
• powodujące intensywne zabrudzenie.